Der Veranstaltungskaufmann und die Veranstaltungskauffrau arbeiten in Kongresszentren, bei Eventagenturen, Messegesellschaften und bei Unternehmen der Veranstaltungstechnik. Sie planen jede Veranstaltung egal ob sie groß oder klein sind. Dazu müssen sie oft erst die geeigneten Räumlichkeiten ausfindig machen und dabei die zu erwartende Besucherzahl berücksichtigen. Für den Auftraggeber entwickeln sie nach vorheriger Absprache ein Konzept. Für die Genehmigung der Veranstaltung müssen sie sich mit den zuständigen Behörden in Verbindung setzen. Am Computer erstellen sie einen Ablauf- und Regieplan, sie kalkulieren die Kosten und sichern die Finanzierung. Die Überwachung des Kosten- und Gewinnplans gehört ebenfalls zu ihren Aufgaben. Unter anderem sind sie auch für die Sicherheit der Veranstaltung verantwortlich und veranlassen wenn es nötig ist Brandschutzmaßnahmen oder Absperrungen. Die Planung des Personaleinsatzes gehört ebenso zu den Aufgaben der Veranstaltungskaufleute wie das überwachen der Aufbauten, die Installation von Einrichtungen und der Dekoration. Wenn Probleme auftreten ist oft ihr Organisationstalent gefragt und es ist wichtig dass sie in diesen Situationen die Ruhe bewahren.
