Das Berufsbild von einem Hotelsekretär und einer Hotelsekretärin wird von
zahlreichen Tätigkeiten geprägt, mit denen sie die Betriebsleitung oder
die Abteilungsleiter von größeren Hotels unterstützen. Sie wirken bei der
kaufmännischen Betriebsführung, der Organisation und der Verwaltung mit.
Zu ihren Aufgaben gehören zum Beispiel die Vorbereitung von Unterlagen,
die Terminvereinbarungen und Zimmerreservierungen, die Korrespondenz und
die Anfertigung von Protokollen über Besprechungen. In kleineren
Betrieben arbeiten sie im gesamten Verwaltungsbereich, in größeren
Betrieben hingegen übernehmen sie einzelne Aufgaben. Zusammen mit der
Rezeption sind sie für die Zimmerreservierungen, die Gästekartei und das
Hoteljournal zuständig. Wer diesen Beruf ausübt befasst sich darüber
hinaus mit der Bearbeitung von Reklamationen, der Organisation von
Theaterkarten für die Gäste oder je nach betrieblicher
Arbeitsorganisation mit Tätigkeiten in anderen Bereichen wie Marketing
und Einkauf.
