Empfangssekretär/innen arbeiten meistens in Hotels, außerdem sind sie bei Konzertveranstaltern, in Opern- und Schauspielhäusern in verschiedenen Betrieben am Empfang beschäftigt. Bei ihren Tätigkeiten arbeiten sie am Bildschirm und haben regelmäßig Kontakt mit Kunden. Sie sind mit allen Abläufen im Empfangsbereich der Hotels, Unternehmen usw. vertraut und sind für den rationellen und reibungslosen Ablauf verantwortlich. Zu den Aufgaben der Empfangssekretäre und Empfangssekretärinnen gehört auch das mitwirken bei der Einhaltung und Durchsetzung der allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmens bei dem sie tätig sind. Sie müssen mit den modernen Kommunikations- und Informationsmedien sowie mit dem fachspezifischen Softwareprogramm für die Reservierung, den Empfang und der Kasse vertraut sein. Die Gäste werden von ihnen freundlich empfangen, sie erteilen ihnen Auskunft und in Unternehmen leiten sie die Gäste an die betreffenden Mitarbeiter oder Ansprechpartner weiter. Außerdem übernehmen sie Aufgaben wie z.B. die telefonische Kundenbetreuung und der Versand von Eildokumenten. Sie beantworten E-Mails, recherchieren im Internet, bedienen das Fax und vermitteln Dienstleistungen.
